Роль электронного документооборота в охране труда: возможности и ограничения

Использование электронной подписи (ЭП), особенно простой электронной подписи (ПЭП), позволяет:

·       Оптимизировать процессы оформления и хранения документов

·       Сократить бумажный документооборот и связанные с ним издержки

·       Ускорить процедуры согласования и утверждения документов

·       Обеспечить мобильность доступа к документации

Трудовое законодательство (ст. 22.1-22.3 ТК РФ) устанавливает важные ограничения:

·       Запрет на электронное оформление трудовых книжек

·       Ограничения при фиксации информации о производственной деятельности

·       Требования к бумажному оформлению актов о несчастных случаях

·       Необходимость личного проведения инструктажей по ОТ

Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 определяет:

·       Технические требования к электронным документам

·       Перечень из 124 видов цифровых документов в трудовой сфере

·       Конкретные документы по охране труда, доступные для электронного оформления

Документы по ОТ, доступные для электронного оформления

Среди разрешенных к цифровому оформлению документов:

·       Заявления о замене молочных продуктов денежной компенсацией

·       Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

·       Заявления на освобождение от работы для диспансеризации

·       Согласия работников на информирование о результатах расследований

Организации сталкиваются с рядом вызовов:

·       Вопросы кибербезопасности и защиты данных

·       Риск утраты доступа к электронной подписи

·       Сложности соответствия требованиям трудового законодательства

·       Проблемы идентификации подписавшего лица

·       Техническая зависимость от работоспособности систем

Рекомендации по внедрению ЭДО

·       Для большинства документов по ОТ достаточно простой электронной подписи (ПЭП)

·       Для документов особой важности рекомендуется усиленная электронная подпись (УЭП)

·       Работодателям следует использовать УЭП с высокой степенью защиты

·       Необходимо разработать внутренний регламент по электронному документообороту

Типовая структура регламентирующего документа включает:

·       Общие положения и термины

·       Права и обязанности сторон

·       Виды применяемых электронных подписей

·       Требования к электронным документам

·       Сроки и порядок хранения документации

·       Ответственность за нарушения

·       Процедуры разрешения спорных ситуаций

·       Приложения и дополнительные материалы